Hvordan bygge en god presentasjon?
Dette er et utdrag av boken Digital studieteknikk - hvordan lære i informasjonssamfunnet. Utdraget er hentet fra del 3 Å presentere.
Det mest utbredte presentasjonsverktøyet i Norge i dag er nok PowerPoint. Programvaren har rukket å bli 30 år, og den er både hatet og elsket. Vi vet at en presentasjon med PowerPoint hjelper deg til å holde deg til tema. Lys- bildepresentasjonen er din rettesnor og inneholder noe visuelt for å hjelpe publikums forståelse. Prikkpunkter hjelper deg med å huske poengene du skal dekke. Men lysbildene bør ikke dekke alt i din presentasjon. En lite planlagt presentasjon kan faktisk undergrave talerens gode intensjoner, og svært ofte skjer dette når foredragsholderen bruker lysbildene som manus. Overfylte lysbilder med store mengder tekst blir en barriere for god kommu- nikasjon. Du er der for å snakke om noe du kan, og lysbildene bør ikke være ditt manus. Dette er en svært viktig distinksjon som mange ikke har forstått: Du må gjerne ha et manus, men det er altså ikke presentasjonen din. Vi har dessverre blitt vant til en «PowerPoint-kultur» der taleren mer eller mindre er frakoblet fra publikum fordi denne har mer enn nok med å lese sine egne lysbilder. Men det er ikke programvarens skyld at brukeren gjør feil – det er jo bare et verktøy. Selve lysbildepresentasjonen er en god krykke for mange, både foredragsholdere og publikum. Programvaren kan være et fantastisk hjelpemiddel om den brukes riktig.
“If you can drop o a printout of your deck and it works just as well without you, you have not created a presentation. You have created a handout. If your audience can get your content without you there, ask yourself why am I here?” Nic Lindh, Death by PowerPoint 200
Planlegge innholdet
Når du skal planlegge innholdet anbefaler jeg at du gjør det analogt på papir eller tavle først. Mange mennesker tenker bedre med en penn i hånden. For dem virker den analoge tilnærmingen stimulerende på kreativiteten. Ikke er det støy med disse verktøyene, heller – ingen pling av meldinger som kommer inn. Personlig bruker jeg en stor whiteboard-tavle på kontoret mitt. Der bruker jeg både Post-it-lapper og tusjer i mange farger. Man kan miste oversikten om man begynner rett i programvaren. I planleggingen kan du tegne et storyboard, et tankekart, en tidslinje eller skrive en disposisjon. Vi er alle forskjellige, men det er viktig å planlegge. Da får du lettere en rød tråd, og du unngår en rotete fremstilling. Vi har ovenfor sett på Mayers prinsipper for multimedia (du finner dem her). Det følgende er erfaringsbaserte punkter, som du kan ta med deg som tips.
• Fortell en historie
Det overordnede budskapet kommer tydeligere frem hvis det blir fortalt som en historie. Dette kan være utfordrende til å begynne med, men når du tar beslutningen om å finne historien i innholdet, kan du bli overrasket over hvor lett det er både for deg og for tilhørerne. Planlegg overskriftene dine; de er ryggraden i fortellingen din.
• Fortellingen din kan inneholde mange historier
De beste foreleserne kan fengsle studentene med gripende personlige beretninger om en bestemt hendelse eller med morsomme historier. Dette gir tilhørerne noe å «henge kunnskapen på». Vitenskap kan synes å være tørre fakta, men bak hvert faktum eller vitenskapelige funn og teorier lurer det en fortelling. Jeg har tidligere i boka snakket om min mors utvidede hukommelse i form av hennes kokebok. Jeg har også forklart hvordan min sønn lærte seg ord ved å leke med språket, som å sage brød. Disse historiene er billedliggjøring av «traurig» teoretisk teori. Det er ikke sikkert du klarer dette hver gang, men med øvelse blir du inkere. Ta en prat med venner og studiekamerater, kanskje de har noen gode ideer.
• Skriv et manus
Siden poenget med en lysbildepresentasjon er at den skal illustrere det du skal si, må du la manus dirigere presentasjonen, og ikke motsatt. Du skal vite hva du skal si, og så skal du tenke over hvordan du kan illustrere dette best. Husk at manus må følge en god oppbygging for fortelling med en begynnelse, midt og slutt. Pass på at publikum setter pris på hvert lysbilde og ønsker å vite hva som kommer på neste.
• Begrens tekst på lysbildene
Ikke ha skjermbilder fulle av kulepunkter. Å overøse publikum med informasjon fungerer mot sin hensikt. De får mindre med seg. Konsentrer deg om noen få, men viktige poenger. Detaljer kan du gi ut på eget ark på slutten av presentasjonen. Lysbildene er ment å supplere fortellingen din. Hold deg til bare noen få ord per lysbilde.
• Innhold og design er viktig
Et godt innhold er en svært viktig betingelse for at presentasjonen skal bli god, men det alene er ikke nok. Mange irriterer seg over tekst og bilder som flyr inn og spinner ut. I tillegg er det lett å miste tillit til fagkunnskapen din om du ikke klarer å ha en konsekvent stil gjennom hele presentasjon. Det betyr at om effektene, bildene, fontene og fargene ikke bidrar til å forsterke budskapet ditt, så bidrar det til å forringe det. Enkelt er vanskelig for deg, men publikum verdsetter det. Enkelhet betyr mer omtanke og planlegging fra din side fordi du virkelig må vurdere hva som skal tas med, og hva som skal utelates.
• Bruk gode bilder
Bilder er et utrolig kraftig verktøy. Et bilde sier mer enn tusen ord, og det underbygger tekst og tale. Vi husker bedre bilder enn tekst. Senere vil de huske bildet, og så vil informasjonen som kom muntlig sammen med bildet, dukke lettere opp i minnet. I praksis betyr dette at du må bruke mye tid på det visuelle, mange forstår ikke hvor viktig dette er. Om du er avhengig av Internett, må du ta høyde for at teknikken kan svikte deg midt i presentasjonen. Jeg unngår å hente nettsider underveis i et foredrag. Jeg tar alltid skjermbilder av det jeg vil vise, og bruker aldri tid på å vente på nettet. Skal jeg vise en film i en presentasjon, laster jeg også denne ned i forkant.
• Øv på historien din
Du må kunne sto et godt nok til ikke bare å formidle det som står på lysbildene, men også til å svare på spørsmål. Det blir veldig synlig om du ikke kan innholdet godt, og det oppleves pinlig både for deg og for publikum. Det er altså ikke bare å bygge en presentasjon, du må også øve på den, gang på gang på gang. For å få sagt det du hadde tenkt på den tilmålte tiden, må du øve på tid. Det kan være lurt å ha de første minuttene ordrett på papir, for det er da du er mest nervøs. Snakk forståelig. Å bruke avansert fagterminologi og spre om seg med anekdoter og detaljkunnskap gjør folk forvirret, eller enda verre: De føler seg dumme. Prøv heller ikke å være morsom, publikum er gode på å gjennomskue dårlige spøker.
• Unngå for lav energi og å lese fra et manus
Vet du at du har en tendens til å snakke lavt, må du øve på hvor høyt som er normalt å snakke i en forsamling. Sliter du med å vite hvor du skal plassere hendene dine, må du gå gjennom scenarioet i hodet og bestemme deg for hva du skal gjøre. Slike ting er en viktig del av hele presentasjonen, og det må øves på.
• Møt tidlig opp
Skal du gjøre en virkelig god presentasjon, bør du være ute i god tid. Det gjelder både med å lage presentasjonen og med å møte opp der du skal snakke. Da har du mulighet til å rette på noe om tekniske problemer skulle oppstå, og du får tid til å gjøre deg kjent med dem du skal presentere til.
